Wer kann was tun
Inhaber, Admins und Mitglieder – was jeder erreichen kann, wie Einladungen funktionieren und warum der letzte Inhaber nicht gehen kann.
Drei Rollen, und der Unterschied zwischen ihnen ist eigentlich eine einzige Frage: Wie viel Schaden kann diese Person in einer schlechten Nacht anrichten. Dein Team ist in jedem Plan kostenlos – die Antwort sollte also nie lauten: „Wir haben ihnen nur Zugriff gegeben, weil es günstiger war“.
Die drei Rollen
- Inhaber — Vollzugriff, einschließlich Abrechnung. Inhaber können den Plan, die Zahlungsmethode und die Personen ändern.
- Admin — verwaltet den Veranstaltungsort. Alles Operative: Buchungen, Speisekarte, Link-Hub, Einstellungen, Veranstaltungen und das Einladen von Mitarbeitern. Keine Abrechnung.
- Mitglied — führt den Service durch. Sieht das Buchungsbuch und arbeitet im Gastraum; Einstellungen sind schreibgeschützt.
Die meisten Restaurants wollen ein oder zwei Inhaber und alle anderen als Admin oder Mitglied. Die wichtige Grenze ist die Abrechnung: Ein Admin kann dein Restaurant leiten, aber nicht ändern, was du zahlst.
Mitglieder haben nur Lesezugriff auf die Bereiche, die dein Schaufenster gestalten. Der Speisekarten-Editor und der Link-Hub weisen beide darauf hin – „Inhaber und Admins können bearbeiten“ – so kann ein Mitglied während des Service ein Gericht nachschlagen oder einen Link prüfen, ohne eine halbfertige Karte auf deinen QR-Codes zu veröffentlichen.
Jemanden einladen
Gib die E-Mail-Adresse ein, wähle daneben eine Rolle aus und sende die Einladung ab.
Die Einladung wird per E-Mail als Link verschickt, der sieben Tage gültig ist, und erscheint unter Ausstehende Einladungen mit dem Ablaufdatum — dort kannst du sie zurückziehen, falls du sie an die falsche Adresse geschickt hast.
Wen du einladen kannst, hängt von deiner eigenen Rolle ab: Admins können Admins und Mitglieder einladen; nur Inhaber können andere Inhaber einladen. Ein Admin kann niemanden über die eigene Rolle hinaus befördern — das macht das Vergeben der Admin-Rolle sicher.
Die Rollenliste wird direkt bei der Auswahl mit ihrer Beschreibung angezeigt — nicht in einer separaten Legende. So muss niemand wissen, was „Admin“ bedeutet, während er eine E-Mail-Adresse eingibt.
Rolle nachträglich ändern
Rollen werden direkt in der Zeile des Mitglieds geändert — keine erneute Einladung nötig, die Änderung gilt sofort.
Eine Änderung wird abgelehnt, und die Meldung sagt genau warum:
Du kannst die Rolle des letzten Inhabers nicht ändern — weise zuerst einen anderen Inhaber zu.
Dieselbe Schutzregel gilt fürs Verlassen und fürs Entfernen: „Du bist der einzige Inhaber — lade zuerst einen anderen Inhaber ein“ und „Das ist der letzte Inhaber — weise zuerst einen anderen Inhaber zu.“
Ein Konto ohne Inhaber hat niemanden, der die Rechnung bezahlen, den Zugang wiederherstellen oder die nächste Person hinzufügen kann — das ist keine verschlossene Tür, das ist ein Gebäude ohne Türen. Deshalb verhindert das System den Schritt, der das ermöglichen würde — in alle drei Richtungen — anstatt nur zu warnen und ihn trotzdem zuzulassen.
Wenn du das Unternehmen verlässt, gilt diese Reihenfolge: Lade zuerst deinen Nachfolger als Inhaber ein, warte auf seine Bestätigung und verlasse dann erst das Team. Andersherum funktioniert es nicht — das lässt diese Seite schlicht nicht zu.
Was ein Team kostet
Nichts. Teammitglieder sind in jedem Tarif kostenlos — keine Gebühr pro Person und keine Obergrenze für die Anzahl der eingeladenen Personen.
Das verdient eine klare Aussage, weil das Wort seat auf deiner Rechnung auftaucht — dort bedeutet es aber etwas anderes. Ein Seat auf deiner Rechnung ist ein Standort, keine Person — drei Lokale sind drei Seats, egal ob fünf oder fünfzig Personen sich einloggen können. Eine Kollegin oder einen Kollegen hinzuzufügen ändert nichts an deinem Preis. Siehe Einen zweiten Standort hinzufügen.
Wenn jemand keinen Zugang bekommt
Eine Person, die nicht im Team eines Lokals ist, sieht keine Fehlermeldung „Zugriff verweigert“ — sie landet auf einer Seite, die einfach nicht existiert.
Das ist so gewollt. Ein 403 bestätigt, dass das Lokal existiert, du aber nicht willkommen bist. Ein 404 sagt gar nichts. Da die Admin-Adresse den Handle deines Lokals enthält, würde ein Fehler, der zwischen „kein solches Lokal“ und „nicht dein Lokal“ unterscheidet, jedem ermöglichen, durch Eingabe von Adressen zu prüfen, welche Lokale auf der Plattform sind.
Wenn also eine Kollegin oder ein Kollege meldet, dass ein Link nicht funktioniert, schau zuerst in die Teamliste. Eine fehlende Einladung und eine falsche URL sehen von ihrer Seite identisch aus — by design.
Gute Gewohnheiten
- Entferne Personen, wenn sie das Team verlassen. Ein altes Mitglied hat noch immer Zugang zum heutigen Reservierungsbuch.
- Halte zwei Inhaber bereit. Bei nur einem Inhaber reicht ein verlorenes Handy für eine schlimme Woche.
- Nutze die Mitglieder-Rolle für Saisonpersonal. Sie können den Service leiten, ohne an die Einstellungen zu gelangen.
- Behalte die ausstehende Liste im Blick. Eine Einladung, die seit sechs Tagen unbeantwortet ist, läuft bald ab — und der Ablauf erfolgt still und leise.