Reservierungen entgegennehmen
Wie eine Buchung bei dir ankommt, was jeder Status bedeutet und die eine Einstellung, die entscheidet, ob Gäste sich selbst bestätigen oder auf dich warten.
Ein Gast wählt Datum, Uhrzeit und Personenanzahl auf deiner Buchungsseite. Was als nächstes passiert, entscheidest du: Der Tisch wird sofort bestätigt, oder der Gast fragt an und du antwortest. Eine Einstellung entscheidet darüber – und sie verändert, wie sich dein ganzer Servicetag anfühlt.
Sofort oder auf Anfrage
Das ist die erste Entscheidung, die du treffen musst – und die es sich am meisten lohnt zu verstehen, bevor du sie änderst.
Neue Restaurants starten mit Sofortbestätigung. Ein Gast, der für Freitag 19:00 Uhr bucht, hat einen Tisch für Freitag 19:00 Uhr – dafür muss niemand am Computer sitzen. Das ist die richtige Standardeinstellung für die meisten Restaurants, und genau deshalb funktioniert deine Buchungsseite auch dann, wenn du am Pass stehst.
Buchung auf Anfrage ist die andere Option – und sie ist nicht einfach „sicherer“. Sie verlagert die Arbeit zu dir: Jede Buchung wird zu einer Anfrage, die so lange wartet, bis jemand antwortet. Das ist genau das Richtige für einen Raum, bei dem die Antwort davon abhängt, wer sonst noch an dem Abend da ist – aber eine Anfrage, auf die niemand antwortet, ist ein Tisch, an dem niemand sitzt, und ein Gast, der auf eine Antwort gewartet hat, die nie kam.
Wähle Anfrage, wenn du Gäste sonst zurückrufen würdest, um den Raum umzuplanen. Bleib bei Sofort, wenn das nicht der Fall wäre.
Was einen angefragten Tisch hält
Plätze werden ab dem Moment der Anfrage reserviert, sodass eine Anfrage nicht zweimal verkauft werden kann, während du noch überlegst. Was sie freigibt, ist ein Timer:
Die Liste enthält auch Unbegrenzt halten, und es verhält sich genau so, wie es klingt: Nichts wird automatisch abgelehnt, und eine Anfrage, die du vergisst, hält ihren Tisch besetzt, bis du sie manuell beantwortest. Wenn du mit Anfrage-zur-Buchung arbeitest, entscheidet diese Einstellung darüber, ob eine ruhige Woche mit einem voll aussehenden Reservierungsbuch und einem leeren Raum endet.
Das Reservierungsbuch lesen
Buchungen erscheinen unter Buchungen, gefiltert danach, was deine Aufmerksamkeit braucht – nicht nach Datum: Ausstehend, Antwort erforderlich, Automatisch bestätigt, Archiviert oder Alle.
Eine Buchung trägt während des Abends einen Status, und die Bezeichnungen sagen genau das, was sie bedeuten:
- Angefragt — der Gast hat angefragt, die Plätze sind reserviert, du hast noch nicht geantwortet.
- Bestätigt — der Tisch gehört ihm.
- Anwesend — sie sind im Restaurant.
- Abgeschlossen — der Service ist beendet.
- Nicht erschienen — sie sind nicht gekommen und haben nicht storniert.
- Storniert — freigegeben, von einer der beiden Seiten.
Jede Buchung vermerkt auch, woher sie kam – Web, WhatsApp, Personal, Walk-in oder Reserve with Google – sodass "wir sind ausgebucht" immer mit von wem beantwortet werden kann.
Eine Anfrage beantworten
Genehmigen bestätigt den Tisch. Ablehnen gibt die Plätze frei und schickt dem Gast eine E-Mail, dass die Antwort Nein lautet.
Beides sollte bewusst getan werden, denn beides erreicht den Gast sofort und kann nicht rückgängig gemacht werden. Der Bestätigungsdialog nennt die Konsequenz, anstatt zu fragen, ob du sicher bist: Bei einer Ablehnung wird dir mitgeteilt "die reservierten Plätze kommen wieder in den Verkauf", beim Stornieren einer bestätigten Buchung heißt es "dem Gast wird sofort eine Stornierungsbestätigung per E-Mail zugeschickt – dies kann nicht rückgängig gemacht werden."
Einen Fehler solltest du auf den ersten Blick erkennen:
Die Zeit ist ausgebucht — die Anfrage passt nicht mehr rein. Lehne sie ab oder schaffe zuerst Kapazität frei.
Das ist kein Fehler. Plätze werden pro Anfrage reserviert, aber die Kapazität wird erneut geprüft, sobald du eine Anfrage bestätigst — so können zwei Anfragen für die letzten zwei Plätze gleichzeitig warten, aber nur eine kann bestätigt werden. Das System bleibt ehrlich, auch wenn der Posteingang hinterherhinkt.
Eine Buchung für einen Gast ändern
Öffne die Buchung und bearbeite sie. Datum, Uhrzeit, Personenzahl, Name, Telefon, Email und die Notiz lassen sich direkt ändern — und der Speichern-Button sagt, was er tut: Speichern & Gast benachrichtigen. Denn eine Änderung, von der der Gast nichts weiß, geht an der Tür schief.
Die Notiz ist das Feld, das der Restaurantsaal wirklich liest:
Und wenn der Saal nein sagt, du es aber besser weißt:
Nutze es für die zwei extra Stühle, die du tatsächlich auftreiben kannst. Es überschreibt die Rechnung — nicht den Raum.
Was der Gast ohne dich tun kann
Gäste erhalten einen Verwaltungs-link in ihrer Bestätigung. Zwei Zeitfenster bestimmen, was sie damit tun können:
Das sind Mindestfristen, keine Berechtigungen: Ein Änderungsfenster von vier Stunden bedeutet, ein Gast kann eine Samstags-Buchung noch am Donnerstag verschieben — aber nicht mehr um sechs Uhr am Samstag. Setze ein Fenster auf null, damit Gäste bis kurz vor der Buchung handeln können.
Diese zu erweitern ist meist die günstigere Wahl. Ein Gast, der bis 18:00 Uhr stornieren kann, gibt dir einen Tisch frei, den du neu vergeben kannst – ein Gast, der nicht stornieren kann, wird zum No-Show.
Was du einfordern musst
Mindestens eine Option muss aktiviert bleiben – eine Reservierung, die du nicht erreichen kannst, kannst du weder bestätigen, umbuchen noch nachhaken. Die E-Mail enthält die Bestätigung und den Verwaltungslink. Wer E-Mail deaktiviert, nimmt dem Gast den Self-Service-Link – egal, was die obigen Fristen besagen.
Einen Tag schließen
Reservierungen richten sich nach deinen Öffnungszeiten. Ausnahmen verwaltest du unter Tages- & Saisonüberschreibungen – markiere ein Datum als geschlossen, reduziere die Plätze, begrenze die Gruppengröße oder tausche die Speisekarte für eine Woche. Eine Tagesüberschreibung hat Vorrang vor der Saison, in der sie liegt.
Hat ein Datum bereits bestätigte Reservierungen, zeigt dir die Überschreibung die Anzahl an, bevor du speicherst. Sie storniert sie nicht automatisch – und das zu Recht: Diese Gäste brauchen eine Nachricht von dir, kein stillschweigendes Verschwinden aus deinem Buch.