Accettare prenotazioni
Come una prenotazione ti raggiunge, cosa significa ogni stato e l'unica impostazione che decide se gli ospiti si confermano da soli o aspettano la tua risposta.
Un ospite sceglie una data, un orario e il numero di coperti sulla tua pagina di prenotazione. Quello che succede dopo dipende da te: il tavolo viene confermato sul momento, oppure l'ospite chiede e tu rispondi. Un'unica impostazione decide quale delle due, e cambia come vivi tutta la giornata di servizio.
Immediato, o su richiesta
È la prima decisione da prendere, e quella che vale la pena capire bene prima di cambiarla.
I nuovi locali partono con la Conferma immediata. Un ospite che prenota per le 19:00 di venerdì ha un tavolo alle 19:00 di venerdì — senza che nessuno debba essere davanti al computer. È l'impostazione giusta per la maggior parte dei ristoranti, ed è per questo che la tua pagina di prenotazione funziona anche mentre sei in cucina.
La Prenotazione su richiesta è l'altra opzione, e non è semplicemente "più sicura". Sposta il lavoro su di te: ogni prenotazione diventa una richiesta in attesa che qualcuno risponda. È davvero quello che vuoi per una sala dove la risposta giusta dipende da chi c'è già quella sera — ma una richiesta senza risposta è un tavolo vuoto, e un ospite che ha aspettato invano.
Scegli la richiesta quando altrimenti ti ritroveresti a richiamare gli ospiti per riorganizzare la sala. Resta sulla conferma immediata quando non sarebbe necessario.
Cosa tiene bloccato un tavolo su richiesta
I posti vengono bloccati dal momento in cui la richiesta viene inviata, quindi una richiesta non può essere venduta due volte mentre ci pensi. A rilasciarli è un timer:
L'elenco contiene anche Mantieni indefinitamente, e si comporta esattamente come dice: nessuna risposta automatica, e una richiesta dimenticata blocca il suo tavolo finché non la gestisci manualmente. Se lavori su richiesta, questa è l'impostazione che decide se una settimana tranquilla finisce con un registro pieno e una sala vuota.
Leggere il registro
Le prenotazioni arrivano in Prenotazioni, filtrate per ciò che richiede la tua attenzione anziché per data: In attesa, Richiede risposta, Confermata automaticamente, Archiviata, o Tutte.
Una prenotazione porta con sé uno stato per tutta la serata, e le parole dicono esattamente quello che significano:
- Richiesta — l'ospite ha chiesto, i posti sono bloccati, non hai ancora risposto.
- Confermata — il tavolo è suo.
- Seduta — sono in sala.
- Completata — il servizio è terminato.
- No-show — non sono arrivati e non hanno disdetto.
- Annullata — rilasciata, da uno dei due.
Ogni prenotazione registra anche da dove è arrivata — Web, WhatsApp, Staff, Walk-in, o Reserve with Google — così "siamo al completo" ha sempre una risposta: da chi.
Rispondere a una richiesta
Approva conferma il tavolo. Rifiuta libera i posti e invia all'ospite un'email con la risposta negativa.
Entrambe le azioni meritano attenzione, perché raggiungono l'ospite immediatamente e nessuna delle due può essere annullata. Il dialogo di conferma indica la conseguenza invece di chiederti se sei sicuro: rifiutare ti avvisa che "i posti bloccati tornano disponibili", annullare una prenotazione confermata ti avvisa che "all'ospite viene inviata subito un'email di cancellazione — questa operazione non può essere annullata."
C'è un errore che vale la pena riconoscere subito:
Quel orario si è appena riempito — la richiesta non entra più. Rifiutala o libera prima della capacità.
Non è un bug. I posti vengono riservati per ogni richiesta, ma la capacità viene verificata di nuovo nel momento in cui approvi — quindi due richieste per gli ultimi due coperti possono essere entrambe in attesa, ma solo una può essere approvata. La sala rimane onesta anche quando la casella di posta è in ritardo.
Modificare una prenotazione per un ospite
Apri la prenotazione e modificala. Data, orario, numero di coperti, nome, telefono, email e nota si cambiano direttamente, e il pulsante di salvataggio dice cosa farà — Salva e notifica l'ospite — perché una modifica di cui l'ospite non viene informato è una modifica che va storta all'ingresso.
La nota è il campo che la sala legge davvero:
E quando la sala dice di no ma tu sai meglio:
Usala per le due sedie extra che riesci davvero a trovare. Sovrascrive il calcolo, non la sala.
Cosa può fare l'ospite senza di te
Gli ospiti ricevono un link di gestione nella loro conferma, e due finestre temporali decidono cosa possono fare:
Queste sono regole di preavviso minimo, non permessi: una finestra di modifica di quattro ore significa che un ospite può spostare una prenotazione del sabato il giovedì, ma non può farlo alle sei del sabato. Imposta una finestra a zero e gli ospiti possono agire fino al momento della prenotazione.
Allargare queste finestre è di solito la scelta più conveniente. Un ospite che può cancellare entro le 18:00 ti lascia un tavolo da rivendere; uno che non può cancellare ti lascia un no-show.
Cosa devi richiedere
Almeno uno deve rimanere attivo — una prenotazione che non riesci a raggiungere è una prenotazione che non puoi confermare, spostare o sollecitare. L'email è quella che porta la conferma e il link di gestione, quindi disattivare l'email significa che l'ospite non ha nessun link self-service da usare, qualunque cosa dicano le finestre qui sopra.
Chiudere un giorno
Le prenotazioni seguono i tuoi orari di apertura, e le eccezioni si trovano sotto Override giorno & stagione — segna una data come chiusa, riduci i coperti, limita la dimensione del gruppo, o cambia il menu per una settimana. Un override di giorno ha la precedenza sulla stagione in cui si trova.
Se una data ha già prenotazioni confermate, l'override ti mostra quante sono prima che tu salvi. Non le cancella al posto tuo, e non dovrebbe: quegli ospiti hanno bisogno di un messaggio da te, non di una silenziosa sparizione dal tuo registro.