Przyjmowanie rezerwacji
Jak rezerwacja do ciebie trafia, co oznacza każdy status i jedno ustawienie, które decyduje, czy goście potwierdzają sami, czy czekają na twoją odpowiedź.
Gość wybiera datę, godzinę i liczbę osób na twojej stronie rezerwacji. Co dalej — to twoja decyzja: stolik jest od razu potwierdzony, albo gość pyta i ty odpowiadasz. Jedno ustawienie o tym decyduje, i zmienia to, jak wygląda cały twój dzień w serwisie.
Natychmiastowe lub na żądanie
To pierwsza decyzja do podjęcia — i ta, którą warto dobrze zrozumieć, zanim ją zmienisz.
Nowe lokale startują z Natychmiastowym potwierdzeniem. Gość, który rezerwuje na piątek na 19:00, ma stolik w piątek o 19:00 — nikt nie musi siedzieć przy komputerze, żeby to było możliwe. To właściwe ustawienie domyślne dla większości restauracji i dlatego twoja strona rezerwacji działa, nawet gdy jesteś przy pass.
Rezerwacja na żądanie to inne podejście — i nie chodzi po prostu o "bezpieczeństwo". Praca spada na ciebie: każda rezerwacja staje się prośbą, która czeka, aż ktoś na nią odpowie. To rzeczywiście dobre rozwiązanie dla sali, gdzie właściwa odpowiedź zależy od tego, kto jeszcze jest tego wieczoru — ale prośba, na którą nikt nie odpowiada, to stolik, przy którym nikt nie siada, i gość, który czekał na odpowiedź, której nigdy nie dostał.
Wybierz żądanie, gdy i tak dzwoniłbyś do gości, żeby przestawić układ sali. Zostań przy natychmiastowym, gdy byś tego nie robił.
Co trzyma zarezerwowany stolik
Miejsca są blokowane od momentu złożenia prośby, więc ta sama prośba nie może zostać sprzedana dwa razy, gdy się zastanawiasz. Zwalnia je licznik czasu:
Lista zawiera też opcję Blokuj bezterminowo — działa dokładnie tak, jak brzmi: nic nie jest automatycznie odrzucane, a prośba, o której zapomnisz, trzyma stolik do chwili, gdy odpiszesz ręcznie. Jeśli pracujesz w trybie rezerwacji na życzenie, to właśnie to ustawienie decyduje, czy spokojny tydzień skończy się książką pełną rezerwacji i pustą salą.
Przeglądanie książki rezerwacji
Rezerwacje trafiają do zakładki Rezerwacje, podzielone nie według daty, lecz według tego, czego wymagają od ciebie: Oczekujące, Wymagają odpowiedzi, Auto-potwierdzone, Zarchiwizowane lub Wszystkie.
Rezerwacja niesie ze sobą status przez cały wieczór, a każde słowo znaczy dokładnie to, co mówi:
- Złożona — gość poprosił o stolik, miejsca są zablokowane, jeszcze nie odpowiedziałeś.
- Potwierdzona — stolik jest ich.
- Przy stole — są w sali.
- Zakończona — obsługa dobiegła końca.
- Nieobecność — nie przyszli i nie anulowali.
- Anulowana — miejsca zwolnione, przez któregokolwiek z was.
Każda rezerwacja zapisuje też swoje źródło — Web, WhatsApp, Pracownik, Walk-in lub Reserve with Google — więc na stwierdzenie „mamy komplet“ zawsze można odpowiedzieć pytaniem: przez kogo.
Odpowiadanie na prośbę
Zatwierdź potwierdza stolik. Odrzuć zwalnia miejsca i wysyła gościowi wiadomość email z informacją o odmowie.
Obie opcje warto stosować z namysłem, bo obie trafiają do gościa natychmiast i żadnej nie można cofnąć. Okno dialogowe potwierdzenia podaje konsekwencję, zamiast pytać, czy jesteś pewien: odrzucenie informuje cię, że „zablokowane miejsca wracają do sprzedaży“, a anulowanie potwierdzonej rezerwacji — że „gość natychmiast otrzymuje email z anulowaniem — tej operacji nie można cofnąć.“
Jeden błąd warto umieć rozpoznać od razu:
Czas się zapełnił — prośba już nie mieści się w dostępnym miejscu. Odrzuć ją lub najpierw zwolnij pojemność.
To nie jest błąd systemu. Miejsca są rezerwowane przy każdej prośbie, ale pojemność jest sprawdzana ponownie w momencie zatwierdzenia — więc dwie prośby na ostatnie dwa nakrycia mogą obie czekać, a zatwierdzona może być tylko jedna. Sala pozostaje uczciwa, nawet gdy skrzynka odbiorcza się zapycha.
Zmiana rezerwacji gościa
Otwórz rezerwację i ją edytuj. Data, godzina, liczba osób, imię, telefon, email i notatka — wszystko zmienia się na miejscu, a przycisk zapisu mówi wprost, co zrobi — Zapisz i powiadom gościa — bo zmiana, o której gość nie wie, to zmiana, która psuje się przy drzwiach.
Notatka to pole, które sala naprawdę czyta:
A gdy sala mówi nie, ale wiesz swoje:
Użyj tego dla dwóch dodatkowych krzeseł, które naprawdę możesz znaleźć. To nadpisuje arytmetykę, nie salę.
Co gość może zrobić bez Ciebie
Goście otrzymują link do zarządzania w potwierdzeniu rezerwacji, a dwa okna decydują, co mogą przez niego zrobić:
To są zasady minimalnego wyprzedzenia, nie uprawnienia: czterogodzinne okno modyfikacji oznacza, że gość może przenieść sobotią rezerwację w czwartek, ale nie o szóstej w sobotę. Ustaw okno na zero, a goście mogą działać aż do samej rezerwacji.
Rozszerzanie tych okien to zwykle tańsza opcja. Gość, który może anulować do 18:00, zwalnia stolik, który możesz ponownie sprzedać; gość, który nie może anulować, to ryzyko no-show.
Czego musisz wymagać
Przynajmniej jedna opcja musi pozostać włączona — rezerwacja, z którą nie możesz się skontaktować, to rezerwacja, której nie możesz potwierdzić, przenieść ani się o nią upomnieć. Email przenosi potwierdzenie i link do zarządzania, więc wyłączenie emaila oznacza, że gość nie ma linku do samoobsługi — niezależnie od tego, jakie okna czasowe są ustawione.
Zamykanie dnia
Rezerwacje podążają za Twoimi godzinami otwarcia, a wyjątki znajdziesz w sekcji Nadpisania dni i sezonów — oznacz datę jako zamkniętą, ogranicz liczbę miejsc, ustal maksymalną wielkość grupy lub zmień menu na cały tydzień. Nadpisanie dnia ma pierwszeństwo przed sezonem, w którym się znajduje.
Jeśli na dany dzień są już potwierdzone rezerwacje, nadpisanie pokaże Ci ich liczbę przed zapisaniem. Nie anuluje ich za Ciebie — i nie powinno: ci goście potrzebują wiadomości od Ciebie, a nie cichego zniknięcia z Twojej księgi.