Ta emot bokningar
Hur en bokning når dig, vad varje status betyder, och den enda inställningen som avgör om gäster bekräftar själva eller väntar på dig.
En gäst väljer datum, tid och sällskapsstorlek på din bokningssida. Vad som händer härnäst är ditt val: bordet bekräftas direkt, eller gästen frågar och du svarar. En inställning avgör vilket, och den förändrar hur hela servicedagen känns.
Direkt, eller förfrågan
Det här är det första beslutet att fatta, och det som är mest värt att förstå innan du ändrar det.
Nya restauranger börjar med Direktbekräftelse. En gäst som bokar kl. 19:00 på fredag har ett bord kl. 19:00 på fredag – ingen behöver sitta vid en dator för att det ska stämma. Det är rätt standardinställning för de flesta restauranger, och det är därför din bokningssida fungerar medan du är på passet.
Förfrågan att boka är det andra alternativet, och det är inte bara "säkrare". Det flyttar arbetet till dig: varje bokning blir en förfrågan som ligger och väntar tills någon svarar. Det är genuint vad du vill ha för ett rum där rätt svar beror på vem som annars är där den kvällen – men en förfrågan ingen svarar på är ett bord ingen sitter vid, och en gäst som väntade på ett svar som aldrig kom.
Välj förfrågan när du annars skulle ringa tillbaka gäster för att omboka bordsplaceringen. Håll dig på direkt när du inte skulle behöva det.
Vad som håller ett begärt bord
Platser reserveras från det att förfrågan skickas, så en förfrågan kan inte säljas dubbelt medan du funderar. Det som frigör dem är en timer:
Listan innehåller också Håll på obestämd tid, och det fungerar precis som det låter: ingenting avslås automatiskt, och en förfrågan du glömmer bort håller sitt bord tills du svarar för hand. Kör du med förfrågan-till-bokning är det den här inställningen som avgör om en lugn vecka slutar med en fullbokad kalender och ett tomt rum.
Läsa bokningsboken
Bokningar hamnar under Bokningar, filtrerade efter vad som behöver din uppmärksamhet snarare än efter datum: Väntande, Behöver svar, Autobekräftade, Arkiverade eller Alla.
En bokning bär en status genom kvällen, och orden betyder vad de säger:
- Förfrågad — gästen har bett om plats, stolarna är reserverade, du har inte svarat.
- Bekräftad — bordet är deras.
- Incheckad — de är i rummet.
- Avslutad — serveringen är klar.
- Utebliven — de kom inte och avbokade inte.
- Avbokad — frigjord, av endera parten.
Varje bokning registrerar också var den kom ifrån — Web, WhatsApp, Personal, Walk-in eller Reserve with Google — så "vi är fullbokade" kan alltid besvaras med av vem.
Svara på en förfrågan
Godkänn bekräftar bordet. Neka frigör platserna och mejlar gästen att svaret var nej.
Båda är värda att göra med eftertanke, eftersom båda når gästen direkt och ingen av dem kan tas tillbaka. Bekräftelsedialogrutan anger konsekvensen istället för att fråga om du är säker: att neka berättar att "de reserverade platserna läggs ut till försäljning igen", att avboka en bekräftad bokning berättar att *"gästen får ett avbokningsmeddelande direkt via mejl — detta kan inte tas tillbaka."
Ett felmeddelande är värt att känna igen direkt:
Tiden fylldes precis — förfrågan ryms inte längre. Neka den eller frigör kapacitet först.
Det är inte ett fel. Platser reserveras per förfrågan, men kapaciteten kontrolleras igen när du godkänner — så två förfrågningar om de sista två platserna kan båda vänta, men bara en kan godkännas. Salen förblir ärlig även när inkorgen ligger efter.
Ändra en bokning för en gäst
Öppna bokningen och redigera den. Datum, tid, sällskapsstorlek, namn, telefon, email och anteckning ändras direkt, och spara-knappen säger vad den gör — Spara & meddela gästen — för en ändring som gästen inte får veta om är en ändring som går fel vid dörren.
Anteckningen är det fält matsalen faktiskt läser:
Och när salen säger nej men du vet bättre:
Använd den för de två extra stolar du faktiskt kan hitta. Den åsidosätter räknelogiken, inte salen.
Vad gästen kan göra utan dig
Gäster får en hanteringslänk i sin bekräftelse, och två tidsfönster avgör vad de kan göra:
Det här är regler för minsta förvarning, inte behörigheter: ett fyratimmars ändringsförster innebär att en gäst kan flytta en lördagsbokning på torsdagen men inte klockan sex på lördagen. Sätt ett fönster till noll så kan gäster agera ända fram till bokningstillfället.
Att bredda dessa är oftast den billigare affären. En gäst som kan avboka kl. 18:00 ger dig ett bord du kan sälja vidare; en gäst som inte kan avboka ger dig ett uteblivet besök.
Vad du måste begära
Minst ett måste vara aktiverat — en bokning du inte kan nå är en bokning du inte kan bekräfta, flytta eller följa upp. Email är det som bär bekräftelsen och hanteringslänken, så att stänga av email innebär att gästen inte har någon självbetjäningslänk att använda, oavsett vad fönstren ovan säger.
Stänga en dag
Reservationer följer dina öppettider, och undantagen finns under Dag- och säsongsundantag — markera ett datum som stängt, begränsa antalet kuvert, sätt ett tak för sällskapsstorlek eller byt meny för en vecka. Ett dagundantag gäller framför den säsong det ligger i.
Om ett datum redan har bekräftade bokningar visar undantaget hur många det är innan du sparar. Det avbokar dem inte åt dig, och det ska det inte heller: de gästerna behöver ett meddelande från dig, inte ett tyst försvinnande från din bokningsbok.