La lista de espera
Cómo apuntar un nombre cuando el local está lleno, qué significa el tiempo estimado de espera y por qué nadie recibe aviso automáticamente.
Una entrada en la lista de espera es una nota de que alguien está esperando. No reserva ninguna mesa, no resta disponibilidad y no contactará a nadie por sí sola. Todo lo que sigue parte de esos tres hechos, y el producto lo dice en voz alta cada vez que añades a alguien.
Añadir un grupo
La barra de añadir rápido en la parte superior de Reservas tiene tres modos. El tercero es la lista de espera.
La barra te indica dónde quedará la entrada antes de guardarla — la pista dice "→ se registrará como" seguido del estado. Para la lista de espera, ese estado es:
LISTA DE ESPERA · SIN MESA RESERVADA
Esa es la frase que puedes decirle al cliente que tienes delante. Un cliente sin reserva se registra como SEATED · WALK-IN, una reserva telefónica como CONFIRMED. La lista de espera no es ninguno de los dos, y la diferencia no es cosmética: no se reserva nada.
Rellena el nombre, el número de personas y una hora, luego pulsa Añadir a la lista ↵.
Aquí el nombre es obligatorio, mientras que un cliente sin reserva puede registrarse sin él. El error explica el motivo: "Un grupo en espera necesita un nombre para poder llamarlos." Un cliente sin reserva ya está sentado y se le puede señalar. Un grupo en espera es un nombre que vas a pronunciar en un comedor lleno dentro de cuarenta minutos.
El número de teléfono no es obligatorio, pero apúntalo. No puedes llamar a una lista que no tiene ningún número.
Qué no afecta a tu noche
Un grupo en espera no consume capacidad. Pon ocho grupos en la lista para una sala con veinte cubiertos y tu página de reservas seguirá ofreciendo exactamente los mismos turnos que antes — porque la lista de espera existe precisamente cuando la sala está llena, y una entrada que ocupara un sitio haría que la sala pareciera más llena de lo que está para la siguiente reserva real.
Por la misma razón, un grupo en espera no cuenta en tus cubiertos. Tus números de la noche son las personas a las que estás dando de comer, no las que lo han pedido.
El orden de la lista
Los grupos se ordenan por hora de entrada, por fecha. La cola del sábado y la del domingo son colas distintas; ser el tercero en la lista solo tiene sentido dentro de un mismo servicio.
Promover o cancelar un grupo no reordena al resto entre sí. El grupo que estaba detrás del que has sentado no pasa a ser "segundo" — conserva el lugar que tenía. Las posiciones son un orden, no una cuenta atrás, por eso los clientes nunca las ven.
El tiempo estimado de espera
Cada grupo en espera en el panel puede llevar un rango — «30–60 min de espera», o «menos de 90 min de espera» para el grupo que está primero. Al pasar el cursor aparece de dónde viene el número:
«Estimado a partir de los grupos anteriores y el tamaño de tus mesas. No es una promesa.»
El modelo es deliberadamente simple, porque deberías poder cuestionarlo: cuenta los grupos anteriores que necesitan una mesa que este grupo también podría usar, divide entre cuántas de tus mesas los acomodan y multiplica por tu tiempo de rotación. Cuatro mesas para seis, estás el segundo, las rotaciones son de noventa minutos.
Cuando no puede ser honesto, no muestra nada. Ni un guion, ni "desconocido", ni un cero. Hay dos casos en los que ocurre esto:
- No tienes plano de sala. Sin mesas y sus aforos no hay nada entre lo que dividir. Si quieres tiempos de espera estimados, eso es lo que tienes que crear — ver Secciones y mesas.
- Ninguna de tus mesas tiene sitio para ese grupo. Un grupo de diez en un local cuya mesa más grande es para seis no está esperando una mesa; está esperando otro restaurante, y un número sería una mentira con decimales.
Es un rango a propósito. Un número único se lee como un compromiso, y estará equivocado.
La estimación es tuya, no del cliente. Aparece en tu panel y nunca en la pantalla del cliente. Puedes comunicársela con el contexto que la convierte en un juicio — "probablemente media hora, te llamamos" — donde el mismo rango impreso en un formulario se leería como una promesa del software.
Cuando se cancela una reserva
Cancela una reserva y, si hay alguien esperando cerca de ese horario, aparece un aviso:
"Se ha liberado un hueco — ¿promocionar 2 grupos en lista de espera?"
La lista es "Seleccionados de la lista de espera en un margen de ±60 min del hueco cancelado. Promocionar vuelve a comprobar la capacidad."
Una hora por cada lado, porque un grupo que pidió las ocho normalmente acepta las siete y media. Y la comprobación importa: entre la cancelación y tu clic, otro cliente puede haber reservado ese hueco desde tu página pública. Si ocurre, promocionar te avisa en lugar de dejarte con overbooking — "otra reserva ha ocupado ese hueco. Omítelo e intenta con otra coincidencia."
Si el grupo ya no aparece en la lista — porque ya lo has sentado o ha cancelado — verás «ya no está en la lista de espera» junto al estado actual. En ambos casos el mensaje es el mismo: la carta cambió mientras actuabas, y no se ha escrito nada.
Ascender una entrada la convierte en una reserva confirmada. Se le asigna capacidad de mesa, una confirmación y todo lo que tiene una reserva normal.
Nadie recibe una llamada automáticamente
Seamos directos en este punto. La lista de espera no envía mensajes a nadie. Ni cuando añades a alguien, ni cuando se libera un hueco, ni en ningún momento. El banner existe para que tú decidas quién se queda con la mesa; no hay ninguna cola que se vacíe sola mientras estás en el pase.
Es una decisión deliberada, no algo sin terminar. Decidir quién se queda con la última mesa un sábado es un juicio sobre el local — una pareja a la que puedes dar salida antes de las nueve, un habitual, alguien que ya está en la barra — y no es una decisión que deba tomar una regla.
Dejar que los clientes se apunten ellos mismos
Por defecto, solo tu equipo puede añadir a alguien a la lista. También puedes dejar que lo hagan los clientes: cuando una fecha no tiene disponibilidad, la página de reservas les ofrece dejar sus datos en lugar de terminar ahí.
El interruptor está en Ajustes, en la sección de datos y cambios del cliente.
Lee bien ese texto antes de activarlo. Es un compromiso de gestionar la lista, y la sección anterior explica por qué: nadie llama a nadie. Un cliente que se apunta y no recibe respuesta te llamará a ti, y tendrá razón en hacerlo.
Al cliente se le dice lo mismo que a ti. Su formulario indica «Esto no es una reserva — no hay mesa guardada para ti», y el mensaje de confirmación también. Lo dice dos veces a propósito — un cliente que cree tener mesa y llega para descubrir que no la tiene te cuesta más que el callejón sin salida que esto reemplazó.
Desactivarlo de nuevo oculta el formulario y mantiene a los contactos que ya están en tu lista. Se les dijo que estarías en contacto con ellos, y cambiar un ajuste no es motivo para romper esa promesa.