Sections et tables
Aménager votre salle : sections, nombre de couverts par table, qui s'assoit où, et lire le service du soir en rotations et créneaux disponibles.
Un plan de salle ici, c'est une liste, pas un dessin. Vous nommez vos sections, listez les tables de chacune, et indiquez combien de couverts chaque table peut accueillir. Rien à déplacer, rien à aligner — parce que ça ne change pas combien de personnes vous pouvez nourrir.
Les sections d'abord, les tables ensuite
Ouvrez Plan de salle, puis Modifier la disposition. L'éditeur résume son rôle en une ligne : « Nommez vos sections, listez les tables de chacune, indiquez combien de couverts par table. »
Une section, c'est le nom que vous donnez déjà à une partie de votre salle — Terrasse, Bar, À l'étage, Jardin. Si votre équipe l'utilise pendant le service, faites-en une section. Sinon, ne le faites pas.
Ensuite les tables, avec chacune un nom et un nombre de couverts.
Les noms, c'est vous qui décidez. Chiffres, lettres, « la fenêtre », « la grande ronde » — ce que votre équipe crie d'un bout à l'autre du passe à vingt heures. Le logiciel ne montre jamais le nom d'une table à un client, donc le seul critère qui compte, c'est que votre équipe en salle le reconnaisse.
Les tables sans section se retrouvent dans Non assignées. Ce n'est pas une erreur et vous n'avez pas à y remédier — un établissement avec une seule salle et huit tables peut très bien les laisser toutes non assignées sans que rien ne fonctionne moins bien. Les sections deviennent utiles quand certaines parties de la salle se comportent différemment : une terrasse qui ferme sous la pluie, un étage privatisable.
Archiver, pas supprimer
Les tables disparaissent en étant archivées.
L'éditeur explique pourquoi : "Les tables archivées conservent leurs réservations et leur nom reste réservé, de sorte qu'une nouvelle table ne peut pas hériter de l'historique d'une ancienne."
C'est tout l'argument. Une table que vous supprimez emporte son passé avec elle — les couverts du mois dernier, qui était assis où, à quelle section appartenait une réservation. Une table que vous archivez cesse d'être proposée pour de nouvelles réservations et conserve tout ce qu'elle a déjà enregistré. Si vous la réactivez, elle revient telle qu'elle était.
Le nom reste aussi réservé, c'est pourquoi créer un "12" alors qu'un "12" archivé existe vous indique de le restaurer à la place. Deux tables appelées 12 dans un même historique est un problème de reporting que vous découvririez des mois plus tard.
Affecter une réservation à une table
L'affectation se fait par réservation, depuis la réservation elle-même. Le sélecteur trie ce qui est disponible à ce moment en trois groupes, et les libellés méritent d'être connus car ils ont une vraie utilité :
- Libre et assez grande — libre à ce moment, et peut accueillir au moins la taille du groupe.
- Libre, mais trop petite — libre, mais plus petite que le groupe. Proposée plutôt que masquée, parce que vous savez des choses que le nombre de places ne dit pas : deux des quatre sont des enfants, ou vous ajoutez une chaise.
- Occupée — avec l'indication de qui l'occupe, pour que vous puissiez décider de les déplacer.
Si rien n'est libre, le sélecteur le dit clairement : "Rien de libre à ce moment. Choisissez dans la liste des tables occupées pour voir qui a quoi."
Assigne une table déjà occupée sur un créneau qui se chevauche, et le logiciel refuse en nommant le conflit : « Cette table est déjà prise. » — avec les horaires. C'est l'un des rares endroits où seatsat ne te laisse pas continuer, et c'est voulu : une table en double réservation, ça se découvre quand les deux parties se retrouvent face à face devant elle.
Une réservation sans table, c'est tout à fait normal. Elle apparaît comme Aucune table et compte quand même dans tes couverts, ta capacité et ton service. L'attribution de table est un outil de salle, pas une condition de réservation — beaucoup d'établissements placent leurs clients le soir même et n'assignent jamais à l'avance.
Ce soir en un coup d'œil
La vue principale du plan de salle n'est pas une carte. C'est une ligne par table sur l'ensemble du service, et son propre indice indique quoi chercher : « Chaque ligne est une table, sur toute la durée du service. Sélectionne un tour pour voir son détail — les espaces vides sont ceux que tu peux encore vendre. »
En haut :
- Tours — le nombre total de services que tu as ce soir.
- Deuxièmes tours — le nombre de tables qui tournent plus d'une fois. C'est ce chiffre qui te dit si tes créneaux fonctionnent vraiment.
- Espaces vendables — les intervalles entre deux réservations sur la même table, assez longs pour valoir la peine d'être remplis.
- Couverts attendus — des personnes, pas des réservations.
- Non assignées — les réservations sans table pour l'instant.
Les espaces vendables, c'est la raison de regarder cet écran à dix-sept heures plutôt qu'à vingt-trois heures. Un trou d'une heure et demie à la table six à dix-neuf heures trente, c'est un sans-réservation que tu peux accepter ou un groupe en liste d'attente que tu peux appeler — et c'est invisible dans une liste de réservations triée par heure.
Les rotations et le nombre de couverts sont liés, et la relation n'est pas évidente. La durée pendant laquelle vous occupez une table détermine si une deuxième rotation est possible — ce paramètre s'applique à l'ensemble du restaurant, pas table par table, et il se trouve dans vos réglages de capacité. Si votre nombre de deuxièmes rotations reste obstinément à zéro, le nombre de couverts ici en est rarement la cause ; c'est généralement la durée d'occupation.
Ce que cela ne fait pas
Ça ne dessine pas votre salle et ça n'empêche pas la surréservation d'une section. Les limites de couverts par créneau et les tailles de groupes sont des réglages distincts — ce sont eux qui déterminent réellement ce que la page de réservation propose. Un plan de salle indique où les gens s'assoient, pas combien la page accepte.