Sezioni e tavoli
Costruisci la tua sala: sezioni, numero di posti per tavolo, chi siede dove, e come leggere la serata in turni e spazi vendibili.
La mappa della sala qui è una lista, non un disegno. Dai un nome alle sezioni, elenchi i tavoli di ciascuna e indichi quanti posti ha ognuno. Non c'è niente da trascinare e niente da allineare, perché niente di tutto ciò cambia quante persone riesci a servire.
Prima le sezioni, poi i tavoli
Apri Floor plan, poi Edit layout. L'editor spiega il suo scopo in una riga: "Dai un nome alle sezioni, elenca i tavoli di ciascuna, imposta quanti posti ha ognuno."
Una sezione è quello che già chiami una parte della sala ad alta voce — Terrazza, Bar, Piano di sopra, Giardino. Se la tua squadra lo dice durante il servizio, fanne una sezione. Se no, lascia perdere.
Poi i tavoli, ognuno con un nome e un numero di posti.
I nomi li scegli tu. Numeri, lettere, "il finestrino", "il tondo grande" — qualunque cosa urli la tua squadra attraverso il pass alle otto di sera. Il software non mostra mai il nome del tavolo all'ospite, quindi l'unica cosa che conta è se il personale di sala lo riconosce.
I tavoli senza sezione finiscono in Unzoned. Non è un errore e non sei obbligato a sistemarlo — un locale con una sola sala e otto tavoli può lasciarli tutti senza sezione e niente funziona peggio. Le sezioni diventano utili quando hai parti della sala che si comportano in modo diverso: una terrazza che chiude quando piove, un piano privato di sopra.
Archiviare, non eliminare
I tavoli si rimuovono archiviandoli.
L'editor spiega il perché: "I tavoli archiviati mantengono le loro prenotazioni e il loro nome riservato, così un nuovo tavolo non può ereditare la storia di uno precedente."
Questo è tutto. Un tavolo che elimini porta via con sé il suo passato — i coperti del mese scorso, chi sedeva dove, a quale sezione apparteneva una prenotazione. Un tavolo che archivi smette di essere proposto per nuove prenotazioni e conserva tutto ciò che ha già avuto. Se lo ripristini, torna esattamente com'era.
Il nome rimane riservato, ed è per questo che creare un "12" mentre esiste già un "12" archiviato ti dice di ripristinarlo. Due tavoli chiamati 12 nella stessa storia sono un problema nei report che scopriresti mesi dopo.
Assegnare una prenotazione a un tavolo
L'assegnazione è per prenotazione, dalla prenotazione stessa. Il selettore ordina ciò che è disponibile in quel momento in tre gruppi, e le etichette vale la pena conoscerle perché fanno un lavoro preciso:
- Libero e abbastanza grande — libero in quel momento, e con posti sufficienti per almeno il numero di ospiti.
- Libero, ma con meno posti — libero, e più piccolo del gruppo. Viene mostrato anziché nascosto, perché tu sai cose che il numero di posti non sa: due dei quattro sono bambini, oppure aggiungi una sedia.
- Occupato — con l'indicazione di chi lo ha, così puoi decidere se spostarli.
Se non c'è nulla di libero, il selettore lo dice chiaramente: "Nessun tavolo libero in questo momento. Scegli dalla lista degli occupati per vedere chi ha cosa."
Assegna un tavolo già occupato per un periodo sovrapposto e il sistema rifiuta, indicando il conflitto: «Quel tavolo è già occupato.» — con gli orari. È uno dei pochi casi in cui il software non ti lascia procedere, ed è una scelta precisa: un tavolo prenotato due volte lo scoprono le due parti quando si trovano davanti ad esso.
Una prenotazione senza tavolo assegnato va benissimo. Appare come Nessun tavolo e conta comunque nei tuoi coperti, nella tua capacità e nel tuo servizio. L'assegnazione del tavolo è uno strumento per la sala, non un requisito della prenotazione — molti locali sistemano i posti la sera stessa e non assegnano mai in anticipo.
La serata di stasera
La vista principale della planimetria non è una mappa. È una riga per ogni tavolo sull'intero servizio, e il suo stesso suggerimento dice cosa cercare: «Ogni riga è un tavolo, lungo il servizio. Seleziona un turno per vederne i dettagli — gli spazi vuoti sono quelli che puoi ancora vendere.»
In alto:
- Turni — quante sedute hai stasera in totale.
- Secondi turni — quanti tavoli girano più di una volta. È il numero che ti dice se i tuoi orari di seduta funzionano davvero.
- Spazi vendibili — il tempo tra due prenotazioni sullo stesso tavolo, abbastanza lungo da valere la pena di riempire.
- Coperti attesi — persone, non prenotazioni.
- Non assegnati — prenotazioni senza tavolo ancora assegnato.
Gli spazi vendibili sono il motivo per guardare questo schermo alle cinque del pomeriggio invece che alle undici. Un buco di novanta minuti al tavolo sei alle sette e mezza è un walk-in che puoi accettare o un ospite in lista d'attesa che puoi chiamare, ed è invisibile in un elenco di prenotazioni ordinato per orario.
I secondi turni e il numero di coperti sono collegati, e il legame non è ovvio. Quanto a lungo tieni occupato un tavolo decide se un secondo turno è possibile — questo si imposta una volta per il ristorante, non per singolo tavolo, e si trova insieme alle altre impostazioni di capacità. Se il conteggio dei secondi turni è ostinatamente zero, i coperti qui indicati sono raramente il problema; di solito è il tempo di occupazione.
Cosa non fa
Non disegna la tua sala e non ti impedisce di fare overbooking su una sezione. I limiti di coperti per fascia oraria e le dimensioni del gruppo sono controlli separati e sono loro che stabiliscono concretamente quante prenotazioni la pagina accetta — la mappa della sala ti dice dove siedono le persone, non quante ne accetterà la pagina.