La lista d'attesa
Prendere un nome quando la sala è piena, cosa significa (e cosa non significa) il tempo d'attesa stimato, e perché nessuno viene contattato automaticamente.
Una voce in lista d'attesa è una nota che qualcuno sta aspettando. Non occupa nessun tavolo, non toglie nessun posto dalla tua disponibilità e non contatterà nessuno da sola. Tutto quello che segue deriva da questi tre fatti, e il prodotto te lo ricorda ogni volta che aggiungi qualcuno.
Aggiungere un gruppo
La barra di aggiunta rapida in cima a Prenotazioni ha tre modalità. La terza è la lista d'attesa.
La barra ti mostra dove finirà la voce prima che tu la salvi — il suggerimento recita "→ verrà salvata come" seguito dallo stato. Per la lista d'attesa, lo stato è:
LISTA D'ATTESA · NESSUN TAVOLO RISERVATO
È la frase da ripetere all'ospite che hai di fronte. Un walk-in viene salvato come SEATED · WALK-IN, una prenotazione telefonica come CONFIRMED. La lista d'attesa non è né l'uno né l'altro, e la differenza non è solo estetica: non è riservato nulla.
Inserisci il nome, il numero di persone e un orario, poi Aggiungi alla lista ↵.
Qui il nome è obbligatorio, mentre per un walk-in si può procedere senza. L'errore spiega perché: "Un gruppo in attesa ha bisogno di un nome per essere richiamato." Un walk-in anonimo è già seduto e puoi indicarlo. Un gruppo in attesa è un nome che chiamerai ad alta voce in una sala piena tra quaranta minuti.
Il numero di telefono non è obbligatorio, ma prendilo lo stesso. Non puoi richiamare una lista senza numeri.
Cosa non fa alla tua serata
Un gruppo in lista d'attesa non consuma capacità. Metti otto gruppi in lista per una sala da venti coperti e la tua pagina di prenotazione continua a mostrare esattamente gli stessi slot di prima — perché la lista d'attesa esiste proprio quando la sala è piena, e un'entry che occupa un posto farebbe sembrare la sala più piena di quanto non sia per la prossima prenotazione reale.
Per lo stesso motivo, un gruppo in lista d'attesa non viene conteggiato nei tuoi coperti. I numeri della serata riguardano le persone che stai servendo, non quelle che hanno fatto una richiesta.
L'ordine della lista
I gruppi sono ordinati per ora di iscrizione, per data. La coda del sabato e quella della domenica sono code separate; essere terzi in lista ha senso solo all'interno di un singolo servizio.
Promuovere o cancellare un gruppo non riordina gli altri tra loro. Il gruppo dietro a quello che hai fatto accomodare non diventa "secondo" — mantiene il posto che aveva. Le posizioni sono un ordinamento, non un conto alla rovescia, ed è per questo che agli ospiti non viene mai mostrato.
Il tempo d'attesa stimato
Ogni gruppo in lista sul pannello può avere un intervallo — "30–60 min di attesa", oppure "meno di 90 min di attesa" per il gruppo in cima. Passandoci sopra con il cursore si vede da dove viene il numero:
"Stimato in base ai gruppi in attesa e alle dimensioni dei tuoi tavoli. Non è una promessa."
Il modello è volutamente semplice, perché devi poterlo mettere in discussione: conta i gruppi davanti che hanno bisogno di un tavolo che potrebbe andare bene anche per questo gruppo, divide per il numero di tavoli che li ospitano, e moltiplica per il tuo tempo di rotazione. Quattro tavoli da sei, sei secondo, i turni sono di novanta minuti.
Dove non può essere preciso, non mostra nulla. Niente trattino, niente "sconosciuto", niente zero. Ci sono due casi in cui questo accade:
- Non hai una planimetria. Senza tavoli e il numero di posti non c'è niente da dividere. Se vuoi tempi di attesa stimati, è quello che devi costruire — vedi Sezioni e tavoli.
- Nessun tavolo ha posti sufficienti per quel gruppo. Un gruppo di dieci persone in un locale il cui tavolo più grande è da sei non sta aspettando un tavolo; sta aspettando un ristorante diverso, e un numero sarebbe una bugia con le cifre decimali.
È un intervallo di proposito. Un numero singolo viene letto come un impegno, e sarà sbagliato.
La stima è tua, non dell'ospite. Appare sulla tua bacheca e mai sullo schermo dell'ospite. Puoi comunicarla con il contesto che la rende un giudizio — "probabilmente mezz'ora, ti chiamiamo" — dove lo stesso intervallo stampato su un modulo verrebbe letto come una promessa del software.
Quando una prenotazione viene annullata
Annulla una prenotazione e, se qualcuno è in attesa in quell'orario, un banner te li propone:
"Slot liberato — promuovi 2 gruppi in lista d'attesa?"
L'elenco è "Selezionati dalla lista d'attesa entro ±60 min dallo slot annullato. La promozione ricalcola la disponibilità."
Un'ora da entrambi i lati, perché un gruppo che ha chiesto per le otto di solito accetta le sette e mezza. E il ricalcolo è importante: tra la cancellazione e il tuo click, un altro ospite potrebbe aver prenotato quello slot dalla tua pagina pubblica. Se accade, la promozione te lo segnala invece di farti overbooking — "un'altra prenotazione ha occupato quello slot. Salta e prova un'altra corrispondenza."
Se il gruppo non è più in lista — l'hai già fatto accomodare o ha annullato — ricevi "non è più in lista d'attesa" con lo stato attuale. In entrambi i casi il messaggio è lo stesso: la situazione è cambiata mentre agivi, e nulla è stato scritto.
Promuovere trasforma la voce in una prenotazione confermata. Ottiene la capacità di un tavolo, una conferma e tutto ciò che una prenotazione normalmente include.
Nessuno viene contattato automaticamente
Vale la pena essere diretti su questo punto. La lista d'attesa non manda messaggi a nessuno. Né quando li aggiungi, né quando si libera un posto, né in nessun altro momento. Il banner esiste perché tu possa decidere chi ottiene il tavolo; non c'è una coda che si svuota da sola mentre sei al pass.
È una scelta deliberata, non qualcosa di incompiuto. Decidere chi ottiene l'ultimo tavolo il sabato sera è una valutazione sulla sala — un gruppo di due che riesci a girare prima delle nove, un habitué, qualcuno già al bancone del bar — e non è una decisione da affidare a una regola.
Permettere agli ospiti di aggiungersi
Per impostazione predefinita solo la tua squadra può mettere qualcuno in lista. Puoi anche permettere agli ospiti di farlo: quando una data non ha disponibilità, la pagina di prenotazione offre di raccogliere i loro dati invece di fermarsi lì.
L'opzione si trova in Impostazioni, nella sezione dati e modifiche ospite.
Leggi quel suggerimento prima di attivarlo. È un impegno a gestire la lista, e la sezione precedente spiega perché: nessuno chiama nessuno. Un ospite che si iscrive e non riceve notizie ti telefonerà — e avrà tutto il diritto di farlo.
All'ospite viene detto esattamente quello che viene detto a te. Il suo modulo recita "Questa non è una prenotazione — nessun tavolo è riservato per te", e lo stesso dice la conferma successiva. Lo ripete due volte di proposito — un ospite che crede di avere un tavolo e arriva per scoprire che non è così ti costa più del vicolo cieco che hai sostituito.
Disattivarlo di nuovo nasconde il modulo e mantiene i contatti già nella tua lista. È stato detto loro che li avresti contattati, e cambiare un'impostazione non è un motivo per venir meno a questo.